Als de klager wenst dat zijn of haar klacht volgens dit reglement wordt behandeld, dan dient de klacht schriftelijk en in de Nederlandse taal bij VDPL te worden ingediend. De klacht dient duidelijk te omschrijven, waarover klager zich beklaagt. Tevens dient de klacht de naam en de adresgegevens van de klager, alsook een dagtekening te vermelden. Als een klacht betrekking heeft op de behandeling van een dossier, moet de klacht tevens het dossiernummer vermelden. De klacht kan per post op het correspondentieadres of per e-mail (klacht@vdpl.nl) worden ingediend.
Als een klacht niet is ingediend op de wijze als hierboven omschreven, dan wijst VDPL klager op de onvolkomenheid/onvolkomenheden en stelt zij klager in de gelegenheid om de klacht alsnog binnen twee weken op de juiste wijze in te dienen. Als klager desondanks in gebreke blijft de klacht op de voorgeschreven wijze in te dienen, staat het VDPL vrij te besluiten de klacht niet in behandeling te nemen.
VDPL is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen:
- als de klacht een aangelegenheid betreft, waarover onder toepasselijkheid van dit reglement reeds eerder is geklaagd;
- als de klacht een aangelegenheid betreft, waarover de rechter vonnis heeft gegeven, dan wel waarover een gerechtelijke procedure aanhangig is, dan wel waarover een gerechtelijke procedure in de nabije toekomst te verwachten is. Mocht, in dit laatste geval, een gerechtelijke procedure niet binnen een jaar worden opgestart, dan herleeft de mogelijkheid tot indiening van een klacht;
- zolang terzake de gedraging, het handelen, of nalaten waarover wordt geklaagd een opsporingsonderzoek op bevel van het Openbaar Ministerie of een strafrechtelijke vervolging is ingesteld, of als de gedraging, het handelen, of nalaten waarover wordt geklaagd deel uitmaakt van de opsporing of strafrechtelijke vervolging van enig feit en met betrekking tot dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van het Openbaar Ministerie of een strafrechtelijke vervolging is ingesteld.
Als VDPL op grond van het bepaalde in het voorgaande, besluit een klacht niet in behandeling te nemen, stelt zij klager van haar besluit schriftelijk in kennis.
